Organiser un camp de A à Z

• Fixe les dates du camp

• Recherche un lieu de camp
  • Pour les grandes groupes : idéalement 2 ans à l'avance
  • Effectue la recherche en été pour voir le terrain tel qu'il sera pendant le camp
  • Demande aux communes dans lesquelles tu souhaites aller si elles ont une liste des endroits de camp
  • Quelles facilités sont présentes sur le terrain (électricité, eau,... ) ?
     
• Réserve les tentes éventuelles
  • Centre de prêt de la Fédération Wallonie-Bruxelles à Naninne
  • Location au Siège Fédéral de ton mouvement de jeunesse
  • Recherche des tentes disponibles sur SOS Tentes
  • Autres sociétés de location (Tente Scouts, Locat-tentes, T-event,...)

⚠️ La beignade est interdite sur une partie des rivières et des plans d'eau de Wallonie. Prends contact avec le département de la Nature et des Forêts (DNF) pour savoir quelles zones de baignades sont accessibles au public.

• Prépare les inscriptions pour le camp
• Assure-toi que les parents ont reçu l'attestation de déductibilité fiscale des camps fournit par l'ONE

• Rège le transport en car (au plus tôt au mieux)
• Visite ton lieu de camp éventuellement une seconde fois et commence les préparatifs :
  • Fais connaissance avec le propriétaire
  • Besoin de matériel supplémentaire ?
  • Règles spécifiques au niveau de la commune (gestion des déchets, taxes éventuelles,...)
  • Peut-on faire du feu (feu de camp) ? Vérifie qu'aucune demande supplémentaire ne doit être introduite pour cela.
  • Découvre des environs
  • Numéros de téléphones utiles (docteur, hôpital, pharmacie,...)
  • Quels sont les magasins des alentours ?
     
• Vérifie le budget
• Fourni aux jeunes et leurs parents les informations pratiques sur le camp (quand et où)
• Lance les inscriptions pour le camp et la demande de paiement

⚠️ N'oublie pas de rassembler les fiches médicales.

⚠️ Remplis la déclaration de camp auprès de ton mouvement de jeunesse. Le siège fédéral du mouvement de jeunesse s’occupe généralement de transmettre toutes les informations aux instances compétentes (l’ONE, la commune, DNF…). Ils reviendront vers toi avec les informations sur les zones de ramassage de bois, les zones de jeux utilisables, bivouac, … 

⚠️ Jeux en forêts: Demander l’autorisation à la DNF (Département de la Nature et des Forêts) avant le 01/05 pour organiser des activités dans les bois et forêts wallonnes. La demande d’autorisation pour organiser des activités dans les bois en Flandre doit se faire avant le 01/06 auprès de l’ANB (Agentschap Natuur en Bos).

• Vérifie l'état du matériel pour le camp : besoin de réparrations ou de nouveaux achats ?
• Détermine les menus avec les inendants.

• Planifie les jeux et activités
• Eventuel rappel aux parents de régler le paiement pour le camp
• Intendance : s'organiseer dans le cas où tu choisis de te faire livrer les courses pendant le camp (p.e. Solicious)
• Informe les jeunes et les parents (quoi prendre, heure et lieu de départ et de retour,... )
• Toute est réglé avec le propriétaire ?
• Les assurances sont-elles en ordre ?

⚠️ N'oublie pas d'éventuelles assurances spécifiques pour l'intendance !

⚠️ Attention : si ton camp se passe en France, vérifie s'il n'y ait pas de documents à fournir à ton organisation ou à la DDJS.

N'oublie pas de garder une liste des présences journalières pour l'ONE.

• Avant le 30/09 : veille à ce que le document de demande de subside du grand camp passé ait été envoyé à l'ONE
• Fournir aux parents les attestations de séjour pour la mutuelle
• Organise une réunion photo