Check-list pour les écoles

1. Détermine pour qui tu organises le voyage.

• Classe/degré
• Age
• Nombre d’élèves (présumé)
• Nombre d’accompagnateurs

2. Détermine l’objectif du voyage.

• Éducatif (histoire, géographie, …)
• Récréatif (parc zoologique, plaine de jeux, week-end de début d’année, …)
• Sportif (exemple : journée sportive)
• Combinaison (exemple : voyage de fin d’année)

3. Choisis la destination.
4. Détermine la période.

• Timing: nous te conseillons de commencer le plus tôt possible (au moins 6 mois à l’avance) à organiser ton voyage scolaire.
• Tiens compte de la haute saison et de la basse saison (pour les prix et la disponibilité). Cela te permettra d’éviter les périodes d’affluence.
• Basse saison : octobre – février.
• Tiens compte des vacances scolaires et des événements annuels (comme les périodes d’examens, les fêtes religieuses et les sorties scolaires d’autres groupes).
• Tiens compte de la météo sur place.

5. Détermine la formule pour le voyage.

• Transport
• Transport + logement
• Transport + logement + repas (petit déjeuner, demi-pension, pension complète)
• Transport + logement + repas + guide/accompagnateur

• Vérifie directement de quel type de logement tu as besoin. Un hôtel, un hôtel petit budget, une auberge de jeunesse, un camping, un gîte de groupes,  … ?
• Réfléchis aussi au type de repas. Halal, casher, végétarien, végane, allergies, … ?

6. Définis quelles activités, sorties ou programmes pédagogiques tu veux suivre.
7. Réfléchis au nombre d’accompagnateurs dont tu as besoin
8. Définis le budget (par personne).
9. Reçois l’autorisation de l’école et de l’association des parents.

1. Remplis notre formulaire de demande pour recevoir des offres de prix.

2. Choisis sur la base des propositions les entreprises d’autocars avec lesquelles tu souhaites collaborer.

1. Mets au point le programme de voyage avec l’organisateur/les organisateurs.

En tant qu’organisatrices de voyages, les entreprises d’autocars sont spécialisées dans l’organisation de voyages de groupes. Elles peuvent donc te donner de nombreux conseils sur des questions comme des visites intéressantes, le logement et les activités.

2. Établis un emploi du temps détaillé avec les visites, les activités et les loisirs (durée).

• Veille à apporter suffisamment de variété. Besoin d’aide ? Demande conseil à l’entreprise d’autocars. Elle a de l’expérience en la matière.
• Prévois suffisamment de marge entre les activités (“Les élèves marchent lentement”).
• Veille à ce que les activités soient adaptées à la (aux) catégorie(s) d’âge.
• Prépare un plan B en cas de mauvais temps.
• Vérifie si tu as besoin d’un nombre minimum de participants pour tes activités.
• Fixe les points de rendez-vous sur place.

3. Couple le programme de voyage au programme scolaire/objectifs d’apprentissage et prépare d’éventuelles tâches scolaires.

1. Informe les parents au sujet du programme et de l’objectif du voyage et donne-leur toutes les informations pratiques.

2. Fais remplir un formulaire d’inscription

• Nom tel qu’il figure sur la carte d’identité ou le passeport
• Adresse
• Téléphone ou numéro de gsm
• Personne de contact en cas d’urgence
• Éventuellement le numéro de la carte d’identité/du passeport

3. Fais remplir une fiche médicale.

• État de santé de l’élève (médicaments éventuels et administration)
• Allergies
• Préférences alimentaires (végétarien, sans gluten, sans lactose, halal, …)
• L’élève souffre-t-il du mal des transports ?

4. Demande une copie de la carte d’identité ou du passeport.

5. Si tu te rends à l’étranger : obtiens pour les mineurs d’âge une autorisation des parents ou tuteurs. Et veille également à ce qu’ils demandent une carte européenne d’assurance maladie.

6. Pense éventuellement au droit à l’image : les parents doivent-ils signer un document au sujet des photos et vidéos prises durant le voyage ?

IMPORTANT : fixe une date limite pour les inscriptions. Ce jour-là, la liste des participants est définitivement fixée.

1. Discute en détail des conditions du voyage avec l’entreprise d’autocars.

• Qu’en est-il des annulations ?
• Combien de temps à l’avance une liste avec des aspects tels que les préférences alimentaires, les allergies et les enfants souffrant du mal des transports doit-elle être transmise ?
• Une assurance voyage (spécifique) est-elle nécessaire via l’organisateur ?

2. Réserve le voyage.

3. Règle le paiement et l’acompte éventuel.

1. Communique le schéma de voyage définitif aux participants, aux accompagnateurs, à l’école et aux parents.

2. Place la liste définitive des participants sur papier à en-tête officiel de l’école et appose un cachet.

• Dans certains pays, une telle liste te permet d’entrer gratuitement dans des musées et des curiosités. En France, les étudiants peuvent par exemple visiter le Mont-Saint-Michel gratuitement ! En outre, une telle liste est de toute façon utile pour avoir un accès rapide et facile lors d’une visite.
• Pour des raisons de sécurité, cette liste est également importante pour l’entreprise d’autocars et le(s) chauffeur(s).

3. Règle quelques aspects pratiques.

• Prévois un package d’information pour les parents (comme un contact en cas d’urgence et le programme détaillé)
  • Prévois éventuellement un ensemble de tâches pour les élèves qui ne peuvent pas accompagner (par exemple : un programme grâce auquel ils peuvent s’occuper)
• Pour les voyages de plusieurs jours : établis une répartition des chambres en fonction des chambres réservées.
• Fais des étiquettes à bagages (et vérifie s’il y a un poids maximal autorisé pour les bagages).
• Prévois des bracelets de festival avec le numéro de gsm de l’enseignant ou de l’accompagnateur responsable (surtout pour de jeunes enfants).
• Vérifie si des vaccinations sont nécessaires.
• Vérifie si tu dois payer en euros ou avec une autre unité monétaire sur place.
• Mesures contre le coronavirus : décide qui doit emporter du matériel comme des masques buccaux et du gel désinfectant.

4. Établis un plan d’urgence.

• Que faire lorsqu’un élève est manquant ?
• Que faire en cas d’accident ?
• Rassemble les coordonnées des services d‘urgence sur place, de l’entreprise d’autocars, de l’école et de tous les accompagnateurs.
  • L’organisateur du voyage peut organiser un bref exercice d’évacuation juste avant le départ de l’autocar : dans quel ordre faut-il descendre en cas d’urgence ?

5. Réfléchis à la sécurité.

• Quels sont les accompagnateurs possédant un diplôme de secouriste ?
• Emmène des kits de premiers secours.
• Veille à ce que les accompagnateurs, les élèves et les chauffeurs s’échangent leurs numéros de téléphone.

1. Lors du départ, énonce clairement les règles à bord de l’autocar.

• Ne distrais pas le chauffeur.
• Attache ta ceinture (obligation légale).
• Reste assis(e) (pas sur les genoux) et ne te déplace pas inutilement.
• Indique où les enseignants/accompagnateurs sont assis dans l’autocar.
• Explique les mesures contre le coronavirus (si d’application).
• Y a-t-il des divertissements – comme de la musique ou des films – en cours de route ?
  • Vérifie avec l’organisateur quel support tu peux utiliser pour la musique et/ou des films (comme un lecteur dvd ou une clé USB).
  • Passe des accords avec l’organisateur/le(s) chauffeur(s) sur le fait de manger et boire à bord.

 2. Passe des accords sur les choses importantes à respecter durant le voyage.

• Quelles sont les règles concernant le temps libre ?
• Quelles sont les règles pour l’utilisation des réseaux sociaux (par exemple : prendre des photos et tourner des vidéos et les poster) ?
• Quelles sont les règles en matière de consommation d’alcool (si d’application).

3. Conviens à l’avance comment tu organises le contrôle du groupe d’élèves (par exemple dans l’autocar, au lieu d’hébergement et durant les visites).

1. Écris un compte rendu du voyage et partage-le avec les parents
    
2. Partage les plus chouettes photos avec nous sur Facebook: tague-nous via @busfanvoyages
    
3. Parle à tes collègues de la check-list très pratique de Busfan.be