Hoe kan ik een reis organiseren als vereniging?
Veel mensen staan er niet bij stil, maar als je als vereniging of organisatie een reis wil organiseren, moet je aan bepaalde wetgeving voldoen. Onze Belgische en Gewestelijke wetgeving is niet gemakkelijk om te ontcijferen dus wij raden sowieso aan om een reisorganisator in te schakelen als je een uitstap of reis organiseert voor groep. Zij hebben veel ervaring, zorgen voor een mooi reisprogramma in samenspraak met jou en adviseren, organiseren en voeren de groepsreis uit tot in de puntjes.
Overweeg je echter of je zelf de reis kan en mag organiseren? Dan moet je eerst en vooral nagaan of je geplande reis onder de reiswetgeving valt.
Ga na of je reis onder de reiswetgeving valt en wat dat betekent
Reis < 24u, zonder overnachting
Reis < 24u, zonder overnachting
Je uitstap valt niet onder de reiswetgeving.
Hou wel rekening met het volgende:
- Als de vereniging de betalingen verzamelt en doorstort naar de reisorganisator, wordt de vereniging door de wet als 'doorverkoper' gezien. Dit wil zeggen dat er een contract wordt afgesloten tussen de vereniging en de reisorganisator. Het is belangrijk dat je goede afspraken maakt over annulatie, uitstel, ziekte, enz.
- Als je de reis toch zelf organiseert, sta dan stil wat er gebeurt als de reis niet kan doorgaan. Als reizigers hun voorschot of reissoms terugvragen, maar niet alle hotels of vervoersmaatschappijen betalen voorschotten terug, zal dit dan uit de kas betaald worden?
Reis > 24u : pakketreis, gekoppeld reisarrangement of enkele reisdienst?
Reis > 24u : pakketreis, gekoppeld reisarrangement of enkele reisdienst?
Afhankelijk van het soort reis dat je zal aanbieden, val je wel of niet onder de reiswetgeving.
- Een enkele reisdienst = je biedt of vervoer, of accommodatie of een andere toeristische dienst aan (toegangstickets, rondleiding, fietsverhuur,...). Bijvoorbeeld: je huurt een bus.
❎ Je valt niet onder de reiswetgeving
- Een pakketreis = een reis waarin 2 of meer verschillende reisdiensten worden aangeboden. Bijvoorbeed vervoer + hotel of vervoer + activiteit.
- Een gekoppeld reisarrangement = wanneer 2 of meer reisdiensten gekoppeld worden. Bijvoorbeeld: je biedt een hotel aan en de deelnemers kunnen vervoer bij boeken. De reis wordt dus niet als 1 pakket aangeboden, maar de diensten kunnen wel gekoppeld worden.
Indien je een pakketreis of gekoppeld reisarrangement organiseert, moeten we 3 voorwaarden nagaan:
- Is de reis incidentieel? Ja indien reizen niet je kernactiviteit zijn en je bv. slechts 1x/jaar een reis organiseert.
- Is de reis voor een beperkte doelgroep? Ja indien enkel leden en kandidaat-leden kunnen deelnemen.
- Is de reis zonder winstoogmerk? Ja indien het doel van de reis niet winst maken is.
Je antwoordt 3x JA ❎ Je valt niet onder de reiswetgeving.
Je antwoord minstens 1x NEE ✅ Je valt onder de reiswetgeving. In dit geval is het zéér sterk aangeraden om een reisorganisatie in jouw buurt te zoeken en met hen samen een reis uit te werken.
⚠️ In Brussel mag je geen verblijven of pakketreizen organiseren en/of verkopen zonder een toelating (vergunning) die afgeleverd werd door de Gewestelijke Overheidsdienst!
📄 Download de Guidelines voor pakketreizen die niet onder de reiswetgeving vallen van de FOD Economie.
📄 Download de Guidelines voor pakketreizen die wel onder de reiswetgeving vallen van de FOD Economie.
Mijn reis valt onder de reiswetgeving, wat nu?
Mijn reis valt onder de reiswetgeving, wat nu?
Wij raden héél sterk aan om een reisorganisator zoals een busonderneming bij de hand te nemen die voor jou de reis kan samenstellen, organiseren en uitvoeren. Zij zijn experts met jarenlange ervaring in het organiseren van groepsreizen en zorgen dat alles in orde is qua wetgeving en verzekeringen.
Er moet immers voldaan worden aan verschillende plichten:
- Er moet een insolventieverzekering worden afgesloten.
- Indien vervoer is inbegrepen moet je ook zekerheid stellen voor de eventuele repatriëring van de reizigers.
- Er moet voldaan worden aan verschillende precontractuele en contractuele verplichtingen:
- Precontractueel: een lijst van informatie die je moet geven als je je aanbod/reis bekend maakt.
- Contractueel: een lijst van wat er in het contract moet worden opgenomen.
- De basisrechten van de reizigers moeten nageleefd worden.
- Bij het uitvoeren van de reis moeten verantwoordelijkheden opgevolgd worden.
De oplossing? Werk samen met een reisorganisator!
Wil je gemakkelijk en zonder zorgen een leuke reis organiseren voor je groep? Neem dan een reisorganisator bij de hand. Het voordeel? Je kan samen met de reisorganisator het volledige programma uitwerken op maat van je groep. De reisorganisator kan je zelf nog nuttige tips en adviezen geven om er een onvergetelijke uitstap van te maken.
Wanneer je leden zich rechtstreeks bij de reisorganisatie inschrijven en betalen, nemen zij ook alle plichten en verantwoordelijkheden op zich. Zo hoef jij je nergens zorgen om te maken en kan je al het moeilijke werk overlaten aan de professionals!
De Belgische busondernemingen zijn experten in het organiseren van groepsreizen- en vervoer.
Maak het jezelf makkelijk en laat de organisatie van je busreis over aan de professionals van een busonderneming.
Voordelen van een groepsreis organiseren met een busonderneming
Het plannen van een groepsreis kan uitdagend zijn, zeker als je dit doet namens een vereniging of organisatie. Gelukkig biedt het samenwerken met een busonderneming heel wat voordelen die jouw reis niet alleen gemakkelijker maken, maar ook aangenamer voor alle deelnemers. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:
- Professionele organisatie en ervaring: Een busonderneming heeft jarenlange ervaring met het organiseren van groepsreizen. Ze kennen de beste routes, de juiste rustplaatsen en hebben een goed netwerk van hotels en restaurants. Hierdoor kan je rekenen op een vlotte planning en uitvoering, zonder dat je zelf alle details hoeft te regelen.
- Comfort en veiligheid: Bussen van professionele ondernemingen zijn uitgerust met alle moderne faciliteiten voor een comfortabele reis. Bovendien worden ze regelmatig onderhouden en voldoen ze aan strenge veiligheidsnormen, zodat je groep in de beste omstandigheden reist.
- Kostenbesparing: Het huren van een bus voor een groep is vaak veel voordeliger dan individuele transportoplossingen. Door de kosten te delen onder alle deelnemers, geniet je van een aantrekkelijke prijs voor het vervoer. Bovendien biedt de busonderneming vaak all-in prijzen aan, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
- Milieuvriendelijke optie: Reizen met een bus is een van de meest milieuvriendelijke manieren van groepsvervoer. Door iedereen in één voertuig te vervoeren, verlaag je de ecologische voetafdruk van de reis aanzienlijk in vergelijking met bijvoorbeeld auto’s of vliegtuigen.
- Flexibiliteit in programma: Een busonderneming kan vaak het reisprogramma aanpassen aan de wensen van jouw groep. Of het nu gaat om een specifieke bestemming, tussenstops of bijzondere activiteiten, ze helpen je graag om de reis zo op maat mogelijk te maken.
- Geen zorgen over parkeren en verkeer: Het verkeer en parkeren in drukke steden of toeristische gebieden kan een stressvolle taak zijn. Door te kiezen voor een buschauffeur, wordt dit volledig uit handen genomen. Jullie worden netjes afgezet op de gewenste locatie en opgehaald wanneer nodig, zonder gedoe.
- Veiligheid en ondersteuning onderweg: Een groot voordeel van een georganiseerde groepsreis met een busonderneming is dat je altijd ondersteuning hebt. Mocht er iets gebeuren onderweg, zoals een onverwachte vertraging of een technisch probleem, dan zorgt de busmaatschappij voor een snelle oplossing.
Vind alle informatie op de website van de FOD Economie.