Checklist voor schoolreizen

1. Bepaal voor wie je de reis organiseert.

• Klas/graad
• Leeftijd
• Aantal leerlingen (vermoedelijk)
• Aantal begeleiders

2. Bepaal het doel van de reis.

• Educatief (geschiedenis, aardrijkskunde, …)
• Recreatief (dierenpark, speeltuin, teambuilding, startweekend, …)
• Sportief (voorbeeld: sportdag)
• Combinatie (voorbeeld: eindejaarsreis)

3. Kies de bestemming.
4. Bepaal de periode.

•  Timing: wij raden aan om zo vroeg mogelijk te beginnen met de organisatie van je schoolreis (minstens 6 maanden op voorhand).
• Hou rekening met het laag- en hoogseizoen (voor prijzen en beschikbaarheid). Zo kan je drukke periodes vermijden. 
• Laagseizoen: oktober – februari.
• Hou rekening met schoolvakanties en jaarevenementen (zoals examenperiodes, religieuze feestdagen en schooluitstappen van andere klasgroepen).
• Hou rekening met het weer ter plaatse.

5. Bepaal het pakket voor de reis.

• Vervoer
• Vervoer + accommodatie
• Vervoer + accommodatie + maaltijden (ontbijt, halfpension, volpension)
• Vervoer + accommodatie + maaltijden + gids/begeleider

• Check meteen ook welk type accommodatie je nodig hebt. Een hotel, budgethotel, jeugdherberg, camping, groepsverblijf, … ?
• Denk ook na over het type maaltijden. Halal, koosjer, vegetarisch, veganistisch, allergieën, … ?

6. Werk uit welke activiteiten, uitstappen of pedagogische programma’s je wil volgen.
7. Bedenk hoeveel begeleiders je nodig hebt.
8. Bepaal je budget (per persoon).
9. Krijg toestemming van de school en de ouderraad. 

1. Vul ons aanvraagformulier in om prijsvoorstellen te ontvangen.
2. Kies op basis van de voorstellen met welke autocarondernemingen je wil samenwerken.

1. Werk het reisprogramma verder uit met de reisorganisator(en).

De autocarondernemingen zijn als reisorganisatoren gespecialiseerd in het organiseren van groepsreizen. Zij kunnen je dus veel advies geven over zaken als interessante bezoeken, accommodatie en activiteiten.

2. Stel een gedetailleerde tijdsindeling op met bezoeken, activiteiten en vrije tijd (tijdsduur).

• Zorg voor genoeg afwisseling. Hulp nodig? Vraag de autocaronderneming om advies. Zij hebben ervaring
• .Voorzie genoeg marge tussen de activiteiten (“Leerlingen stappen traag”).
• Zorg dat de activiteiten aangepast zijn aan de leeftijdsgroep(en).
• Maak een plan B voor slecht weer.
• Ga na of je voor je activiteiten een minimum aantal deelnemers nodig hebt.
• Bepaal de verzamelpunten ter plaatse.

3. Koppel het reisprogramma aan het lespakket/de leerdoelen en werk eventuele lesopdrachten uit.

1. Informeer de ouders over het programma en doel van de reis en geef hen alle praktische informatie.
2. Laat een inschrijvingsformulier invullen.

• Naam zoals op de identiteitskaart of het paspoort
• Adres
• Telefoon- of gsm-nummer
• Contactpersoon bij nood
• Eventueel het nummer van de identiteitskaart/het paspoort

3. Laat een medische fiche invullen.

• Gezondheidstoestand van de leerling (eventuele medicatie en toediening)
• Allergieën
• Eetvoorkeuren (vegetarisch, glutenvrij, lactosevrij, halal, …)
• Wordt de leerling wagenziek?

4. Vraag om een kopie van de identiteitskaart of het paspoort.
5. Als je naar het buitenland gaat: krijg voor minderjarigen toestemming van de ouders of verzorgers. En zorg ook dat ze een Europese ziekteverzekeringskaart aanvragen.
6. Denk eventueel aan het imagorecht: moeten ouders een document ondertekenen over de foto’s en video’s die genomen worden tijdens de reis?

BELANGRIJK: leg een einddatum voor de inschrijvingen vast. Op die dag ligt de lijst met deelnemers definitief vast.

1. Bespreek de reisvoorwaarden grondig met de autocaronderneming.

•  Wat met annulaties?
• Hoelang op voorhand moet een lijst met zaken als maaltijdvoorkeuren, allergieën en wagenzieke kinderen worden doorgegeven?
• Is er een (specifieke) reisverzekering nodig via de organisator?

2. Boek de reis.
3. Regel de betaling en het eventuele voorschot.

1. Maak het definitieve reisschema bekend aan de deelnemers, begeleiders, school en ouders.
2. Plaats de definitieve deelnemerslijst op officieel briefpapier van de school en zet er een stempel op.

• In sommige landen kan je met zo’n lijst gratis binnen in musea en bezienswaardigheden. Zo kunnen studenten in Frankrijk gratis de Mont-Saint-Michel bezoeken! Bovendien is een lijst sowieso nuttig om snel en makkelijk toegang te krijgen bij een bezoek.
• Deze lijst is om veiligheidsredenen ook belangrijk voor de autocaronderneming en de chauffeur(s).

3. Regel enkele praktische zaken.

• Voorzie een informatiepakket voor de ouders (zoals een contact in geval van nood en het uitgewerkte programma)
  • Voorzie eventueel een takenpakket voor de achterblijvende leerlingen die niet mee kunnen gaan (bijvoorbeeld: een programma waarmee ze zich kunnen bezighouden)
• Voor meerdaagse reizen: stel een kamerindeling op met de geboekte kamers.
• Maak kofferlabels (en check of er een maximaal gewicht voor bagage is).
• Voorzie festivalbandjes met een gsm-nummer van de verantwoordelijke leerkracht of begeleider (vooral voor jonge kinderen).
• Check of er vaccinaties nodig zijn.
• Ga na of je ter plaatse met euro of een andere munteenheid moet betalen.
• Coronamaatregelen: regel wie zaken als mondmaskers en desinfecterende handgel meeneemt.

4. Stel een noodplan op.

• Wat als een leerling kwijt is?
• Wat bij een ongeluk?
• Verzamel de gegevens van de nooddiensten ter plaatse, de autocaronderneming, de school en alle begeleiders.
  • De reisorganisator kan vlak voor vertrek met de autocar een korte evacuatie-oefening organiseren: in welke volgorde wordt er uitgestapt in noodgevallen?

5. Denk na over de veiligheid.

• Zijn er begeleiders met een EHBO-diploma?
• Neem EHBO-kit(s) mee.
• Zorg dat begeleiders, leerlingen en chauffeurs elkaars telefoonnummer hebben.

1. Verduidelijk bij het vertrek de regels op de autocar.

• Leid de chauffeur niet af.
• Doe je gordel om (wettelijk verplicht).
• Blijf zitten (niet op de knieën) en loop niet onnodig rond.
• Geef aan waar de leerkrachten/begeleiders zitten in de autocar.
• Verduidelijk de coronamaatregelen (als van toepassing).
• Is er entertainment – zoals muziek of films – onderweg?
  • Bekijk met de organisator welke drager je kan gebruiken voor muziek en/of films (zoals een dvd-speler of USB-stick).
  • Maak afspraken met de organisator/chauffeur(s) over eten en drinken aan boord.

 2. Overloop belangrijke afspraken voor tijdens de reis.

• Wat zijn de regels voor vrije tijd?
• Wat zijn de regels voor het gebruik van sociale media (bijvoorbeeld: foto’s en filmpjes nemen en posten)?
• Wat zijn de regels rond alcoholgebruik (als van toepassing).

3. Bespreek op voorhand hoe je het toezicht op de leerlingengroep organiseert (bijvoorbeeld in de autocar, in de accommodatie en tijdens bezoeken).

1. Schrijf een reisverslag en deel het met de ouders.
2. Deel je leukste foto’s met ons op Facebook: tag ons via @busfanreizen.
3. Vertel je collega’s over het handige stappenplan van Busfan.be ?